E-mail đã trở nên thông dụng đến mức bạn có thể gửi C.V qua e-mail để đăng ký phỏng vấn và cũng có thể được gửi một e-mail sau khi phỏng vấn để tiếp tục phỏng vấn lần hai. Thế mà hầu như không có một cuốn sách nào dạy bạn quy tắc e-mail cả. Tại sao chúng ta lại phải chú ý đến e-mail như vậy? Vì nó chuyển tải một hình ảnh làm việc chuyên nghiệp và hiện đại.

Ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Nếu bạn cần nói nhiều hơn thì tốt nhất là gửi fax hoặc đến tận nơi.

 

-         Trả lời đầy đủ các câu hỏi, ở mức tốt nhất mà bạn biết, để tránh cho công ty phải hỏi thêm. Nếu e-mail của bạn không có đủ thông tin và công ty phải gọi điện hỏi lại, hoặc gửi e-mail hỏi thêm thì họ sẽ rất khó chịu. Nếu bạn cho rằng một vài thông tin của bạn có thể làm nảy sinh câu hỏi thêm thì bạn hãy trả lời luôn cả những câu hỏi đó. Nhà tuyển dụng sẽ rất ấn tượng với phong cách làm việc chu đáo của bạn.

 

-         Viết đúng ngữ pháp, chính tả và các dấu câu, dù bạn viết bằng ngôn ngữ nào. Viết sai ngữ pháp hoặc dấu câu sẽ làm e-mail của bạn rất khó hiểu. Nếu bạn viết tiếng Anh, có thể dùng chức năng kiểm tra chính tả để soát lỗi.

 

-         Trả lời e-mail thật sớm. Lý do chính để chúng ta gửi e-mail là vì chúng ta cần và hy vọng một hồi âm nhanh chóng. Nếu không thì chúng ta đã gửi fax hoặc thư. E-mail của công ty tuyển dụng nên được bạn trả lời trong vòng 24h. Nếu bạn chưa có câu trả lời, hãy gửi một e-mail thông báo là bạn đang suy nghĩ về vấn đề đó và cho họ biết khoảng bao giờ thì họ có câu trả lời chính xác.

 

-         Cánh trình bày cũng rất quan trọng vì thư của bạn sẽ được đọc trên màn hình nên khó hơn đọc trên giấy rất nhiều. Nên dùng những đoạn văn ngắn và cách dòng giữa các đoạn.

 

-         Cuối cùng, đừng attach những files không thật sự cần thiết. Khi gửi những files đính kèm quá lớn, bạn có thể làm cho công ty ngại mở ra vì sợ virus, hoặc có những hệ thống còn xóa files đính kèm ngay khi e-mail đến…